¿COMO SE PUEDE DETECTAR QUE UN EMPLEADO UTILIZA FONDOS DE LA EMPRESA EN BENEFICIO PROPIO?

En ediciones anteriores hablamos del presupuesto y vimos como éste es todo un proceso donde se pueden distinguir varias fases. Es en la fase de control donde se analizan regularmente los resultados de la empresa, comparando los ingresos y gastos realizados con aquellos presupuestados. Si este control se realiza correctamente, se podrán detectar aquellos gastos realizados y no presupuestados.

Sin embargo, el sistema falla cuando los resultados de ese control no se analizan a través de un comité específico o por el máximo responsable de la organización.

Supongamos una empresa -ya sea privada o pública- donde el director financiero realiza pagos particulares con la tarjeta de empresa.

En este caso, si la persona que realiza el control de gastos depende del director financiero, éste último ya sabrá como “esconder” esos gastos para que no se detecten. O incluso, si la supervisión termina en el departamento financiero, sin llegar a la dirección general, puede que ni se moleste en “esconderlos”.

Si por el contrario, el control de desviaciones y gastos se supervisa por el director general o por un comité -directamente dependiente de la dirección general- liderado por un experto externo independiente (de tal forma que se eviten conflictos de interés), la situación cambiará.

Y que pasa si quien realiza los gastos es el director general, presidente o máximo responsable de la empresa?

Si éste es el propietario y único accionista de la empresa, se acaba el problema.

Si por el contrario no lo es o la empresa tiene varios accionistas, para que éstos puedan detectarlo, deberán confiar en el Consejo de Administración, quien entre sus funciones debe asegurarse que la empresa dispone de sistemas de control interno adecuados para cumplir con los requisitos legales y éticos. Sin embargo, esta función puede fallar cuando el Consejo de Administración está integrado exclusivamente por consejeros internos (procedentes de la propia empresa o grupo de empresas) donde se producen conflictos de interés (en nuestro caso, el director general y el director financiero suelen ser consejeros -y es importante que lo sean o que participen como invitados- ya que en su calidad de líderes, el primero debe comunicar, explicar y justificar la dirección estratégica y el segundo, comparte la responsabilidad fiduciaria con los consejeros tanto en cuanto a las cuentas como al desarrollo económico-financiero de la empresa).

Yo recomiendo establecer un comité dentro del Consejo de Administración, donde se incorpore un consejero externo independiente, que se centre en áreas sobre las cuales los directores o consejeros internos de la empresa tengan conflictos de interés. Este comité tendría la responsabilidad primaria sobre los asuntos financieros y de control interno, y al mismo tiempo, funcionaría como nexo entre los auditores internos y externos. Además debería fomentar: que los auditores externos informasen sobre amenazas potenciales antes que se las califique como prácticas ilegales, asumir la responsabilidad de aprobar al auditor externo, y controlar las tareas realizadas por éstos, manteniendo comunicaciones permanentes para informarse acerca de los resultados de las auditorías. Obviamente debería detectar e informar de las áreas de alto riesgo de la compañía, especialmente en lo relativo a fraudes.

Mi recomendación es, en primer lugar, implementar un sistema de control interno, pero al mismo tiempo, establecer la estructura adecuada que permita por un lado liderar el proceso mediante las personas adecuadas evitando conflictos de interés, y por otro, gestionarlo desde la alta dirección.